Datenschutz
Datenschutzerklärung
Datenschutz bei der Hansestadt Lübeck – Bereich Personal -
Informationsblatt gem. Art. 12 ff DSGVO
Wir kommen unseren Informationspflichten gem. Art. 12 ff DSGVO mit dieser Mitteilung nach, um eine faire und transparente Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu gewährleisten (Art. 12 Abs. 2 DS-GVO).
Angaben zum Verantwortlichen
Name Hansestadt Lübeck, Der Bürgermeister
Anschrift Breite Str. 62, 23539 Lübeck
Telefon 0451 – 115
E-Mail-Adresse hl-kontakt@luebeck.de
Internet-Adresse www.luebeck.de
Fachbereich Der Bürgermeister
Fachbereichsleitung Jan Lindenau
Bereich Personal
Bereichsleitung Simone Philipp
Ansprechpartner:in Sachbearbeitung Personalgewinnung
Anschrift Fischstr. 2-6, 23552 Lübeck
Telefon 0451 - 115
E-Mail-Adresse personal@luebeck.de
Angaben zur Person der Datenschutzbeauftragten
Name Martina Kieckbusch
E-Mail-Adresse datenschutz@luebeck.de
Zwecke der Verarbeitung
Durchführung von Stellenbesetzungsverfahren mittels dem Bewerbungsmanagementsystems der Firma rexx systems GmbH.
Rechtmäßigkeit der Verarbeitung
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und des Schleswig-Holsteinischen Gesetz zum Schutz personenbezogener Daten (LDSG). Die Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen zur Anbahnung und evtl. Aufnahme / Durchführung eines Beschäftigtenverhältnisses erforderlich. Die Verarbeitung erfolgt auf Anfrage der betroffenen Person (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
Kategorie der personenbezogenen Daten
Auf unserem Karriereportal ist ein Dateneingabeformular vorhanden, dass für die elektronische Erfassung von personenbezogenen Bewerbungsdaten sowie der Übermittlung von Dokumenten mit personenbezogenen Daten genutzt werden kann (Onlinebewerbungsverfahren).
Im Falle Ihrer Bewerbung werden die in der Eingabemaske eingegeben Daten an uns übermittelt und gespeichert. Es werden ausschließlich nur jene Daten erhoben, die im Zuge Ihrer Bewerbung bei der Stadtverwaltung Hansestadt Lübeck notwendig sind. Die datenschutzrechtlichen Bestimmungen werden dabei beachtet.
Grundsätzlich werden folgende Daten erfasst (Pflichtfelder):
· Vorname
· Nachname
· Straße / Hausnummer
· Postleitzahl (PLZ)
· Ort
· Sind Sie bei uns beschäftigt?
· Anhang: Anschreiben/Bewerbungsmappe
Darüber hinaus können in einigen Verfahren weitere Daten erhoben werden, unter anderem:
· Anredetitel
· Geburtsdatum
· Geburtsort
· Geschlecht
· Migrationshintergrund
· Telefonnummer
· Schulabschluss/angestrebter Schulabschluss
· Praktikum (Bezeichnung Ausbildungsberuf)
· Berufsausbildung
· Studium
· Schwerbehinderung
· Berufserfahrung
· Führerschein
· Wie haben Sie uns gefunden?
· Anhang: u.a. Zeugnisse, Zertifikate, Beurteilungen
Im Zeitpunkt der Absendung der Bewerbungsdaten werden zudem folgende Daten gespeichert:
• Datum und Uhrzeit des Formularversands
• IP-Adresse
Für die Verarbeitung der Daten wird im Rahmen des Absendevorgangs Ihre Einwilligung eingeholt und auf diese Datenschutzhinweise verwiesen.
Nach Eingabe und Übermittlung Ihrer Daten gelangen diese über eine verschlüsselte Verbindung auf den Server eines externen Dienstleiters, der seinen Sitz – genau wie seine Rechenzentren – in der Bundesrepublik Deutschland hat. Der Dienstleister ist vom Bereich Personal der Hansestadt Lübeck sorgfältig ausgewählt worden und über einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DS-GVO gebunden. Alle Daten werden dabei auf Basis eines SSL-Verfahrens verschlüsselt. Falls Sie sich nach Ihrer Bewerbung mit den zur Verfügung gestellten Benutzerdaten in Ihrem Bewerberkonto anmelden, wird auch hierfür das SSL-Verschlüsselungsverfahren verwendet.
Ihre Daten werden im Wege der Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DS-GVO bei dem o. g. Provider gehostet. Sowohl die Stadtverwaltung Hansestadt Lübeck, als auch der Provider setzen technische und organisatorische Schutzmaßnahmen nach dem Stand der Technik im Sinne des Art. 32 DS-GVO ein, um Ihre erhobenen Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulation, Verlust, Zerstörung oder gegen Zugriff unbefugter Personen zu schützen. Diese Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend angepasst und aktualisiert.
Im Falle Ihrer Bewerbung, kommunizieren Sie mit uns in der Regel elektronisch. Wir werden mit Ihnen im Verlauf des Bewerbungsverfahrens per E-Mail kommunizieren sofern Sie uns eine E-Mail-Adresse zur Verfügung stellen. Sie stimmen zu, E-Mails von uns zu erhalten und Sie stimmen zu, dass alle Benachrichtigungen, Entscheidungen und andere Kommunikation, die wir Ihnen per E-Mail senden keiner weiteren Schriftform bedürfen, es sei denn zwingend anzuwendende gesetzliche Vorschriften erfordern eine andere Form der Kommunikation.
Alle per E-Mail übermittelten Daten sind derzeit technisch noch nicht geschützt. Die Hansestadt Lübeck empfiehlt Ihnen, persönliche und vertrauliche Daten, die Sie geheim halten wollen, nicht per E-Mail zu versenden
Mit der Verarbeitung und Übermittlung Ihrer Daten ausschließlich für den Bewerbungsprozess erklären Sie sich einverstanden.
Alle am Stellenbesetzungsverfahren Beteiligten können im Zuge des Besetzungsverfahren Einsicht in die Bewerbungsunterlagen / -daten nehmen. Die Einsichtnahme der personenbezogenen Daten erfolgt u.a. durch den Bereich Personal, die Bereichsleitungen, die Personalräte, das Frauenbüro und ggf. die Schwerbehindertenvertretung. Die aufgeführten Empfänger erhalten nur Zugriff auf die Bewerberdaten ihrer jeweiligen Stellenausschreibung.
Eine Übermittlung der personenbezogenen Daten an ein Drittland erfolgt nicht.
Um eine faire und transparente Verarbeitung zu gewährleisten erhalten Sie nachfolgend zusätzliche Informationen gem. Art. 13 Abs. 2 DSGVO:
Speicherdauer, Löschfristen
Nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens werden Ihre personenbezogenen Daten bei den Bereichsleitungen (Entscheidern) und Gremien (Personalräte, Frauenbüro und ggf. Schwerbehindertenvertretung) unverzüglich gelöscht. Die Speicherfrist für Bewerberdaten beim Bereich Personal beträgt sechs Monate. Danach entfällt der Zweck für die weitere Speicherung.
Spätestens nach Ablauf dieser Fristen/Kriterien werden Ihre personenbezogenen Daten gelöscht, außer die Verarbeitung unterliegt zu im öffentlichen Interesse liegenden Archivzwecken, historischen Forschungszwecken oder zu statistischen Zwecken (Art. 89 DSGVO und § 6 LDSG).
Bei der Aufnahme in unseren Talent Pool (Initiativbewerbungen) speichern wir, Ihr Einverständnis vorausgesetzt, Ihre Daten über die gesetzliche Dauer hinaus für 12 Monate. Bei Bedarf und Ihrem erneuten Einverständnis vorausgesetzt, kann die Dauer verlängert werden. Hierzu erhalten sie nach den 12 Monate eine gesonderte E-Mail.
Betroffenenrechte
Wir machen Sie auf Ihre Betroffenenrechte nach der DSGVO aufmerksam:
• Auskunftsrecht der betroffenen Person (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung/Recht auf Vergessenwerden (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)
Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Sie haben gem. Art. 77 DSGVO das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.
